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Critères de choix pour une solution de gestion
d'Agenda vraiment efficace
Introduction
Le temps est plus précieux que l'argent. S'il existe des moyens efficaces
d'obtenir et de gérer les ressources financières, la gestion
du temps, ressource fixe, rare et de grande valeur, est beaucoup moins performante.
Les activités professionnelles sont aujourd'hui gérées
24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Il devient extrêmement coûteux
de coordonner les agendas des personnes, particulièrement dans un contexte
global.
L'utilisation d'un outil de gestion d'agenda partagé devient ainsi
la source d'augmentation de productivité la plus prometteuse et l'entreprise
qui l'intègre acquiert un avantage concurrentiel indéniable.
L'énorme potentiel découvert a conduit de
nombreux acteurs sur
le marché à développer une solution qui permet de planifier
l'activité professionnelle.
Face à cette offre surabondante, l'entreprise est confrontée
à une situation embarrassante, ne disposant d'aucun point de repère.
On pourrait donc établir que la solution idéale d'agenda partagé
et de planification doit permettre de trouver la bonne personne, au bon
moment et au bon endroit.
Les outils d'agendas électroniques sont considérés comme
fondamentaux dans la productivité et la collaboration, au même
titre que le courrier électronique. Les outils de productivité
individuelle, tels que les ordinateurs portables ou les assistants personnels
(PIM, "Personal Information Management"), et les possibilités
de communication, telles que les connexions via Internet et la téléphonie
mobile, offrent aux utilisateurs un meilleur accès à l'information
et améliorent la communication. Pourtant, le déploiement de
solutions d'agendas et de planification du travail n'a pas apporté
les résultats escomptés.
Ce document fournit les informations nécessaires au choix d'une solution
d'agenda partagé efficace.
Gestion d'agenda et planification
La technologie a répondu à la problématique de la gestion
du temps par le biais d'une catégorie d'outils de gestion des agendas
individuels et collectifs. Ces solutions sont regroupées sous le terme
générique de « gestion d'agenda partagé et de planification
de groupe ». On y reproduit le calendrier papier à l'écran,
qui est géré au jour le jour. Il existe trois catégories
d'outils : les solutions de productivité personnelle, les solutions
d'agenda partagé et les solutions de planification collaboratives.
A bien des égards, ces trois catégories représentent
l'évolution de la gestion d'agenda elle-même.
Pour la première, les solutions proposées transposent l'agenda
classique sur l'ordinateur pour que l'utilisateur visualise ses rendez-vous
et gère ses tâches quotidiennes. Souvent apparentées à
un organiseur ou aux PIMs, ces solutions ne permettent qu'une amélioration
minimale de la productivité individuelle et ne relient pas l'utilisateur
à ses collaborateurs.
La seconde catégorie, constituée des solutions d'agenda de
groupe et d'agenda partagé, répond à la question de l'utilisateur
isolé en lui donnant accès à l'agenda de ses collaborateurs.
Néanmoins, leurs fonctionnalités d'accès de type «
panneaux d'affichage » sont trop statiques et ne permettent pas d'obtenir
des informations à jour.
Ce n'est que grâce au développement de la troisième catégorie,
intitulée catégorie collaborative, que l'utilisation de la connectivité
temps réel et de l'intégration multi plate-forme permettent
d'opérer de manière vraiment interactive et synchrone.
Catégories de planification
Les besoins actuels de l'entreprise
Les organisations d'aujourd'hui, quelles que soit leur taille et leur activité
(entreprises, universités, administrations publiques, ...), ont toutes
le même besoin de coordination entre collègues. Celle-ci est
facilitée par la gestion de leurs agendas, la question de fond étant
de savoir comment progresser dans ce domaine.
Le facteur humain
« Le fait qu'un outil de collaboration soit réellement utilisé
est plus important que sa fonctionnalité et ses caractéristiques
qui, en tant que telles, sont dépourvues d'intérêt. L'essentiel
est de le concevoir de manière intuitive » - témoignage
d'un client.
Les outils de collaboration n'ont de valeur que s'ils sont accueillis massivement
par les utilisateurs et qu'ils en utilisent un maximum de fonctionnalités.
Le succès des logiciels de travail en groupe se mesure par la capacité
à surmonter la résistance dont l'organisation qui les acquiert
fait preuve. C'est la raison pour laquelle il est important de veiller à
ne pas sous-estimer la force d'inertie d'une culture, ni l'effort à
fournir pour que le changement soit effectif.
Par ailleurs, le seuil où l'on peut considérer que le succès
est tangible se caractérise par le nombre d'utilisateurs de l'outil
de collaboration. Ceci s'explique par l'application de la loi de Metcalfe1,
définie souvent comme suit : « La valeur communautaire d'un réseau
augmente de manière exponentielle en fonction du nombre croissant de
ses utilisateurs. »
La première étape de l'amélioration du processus de
planification des réunions consiste à observer les individus
et le comportement organisationnel développé au-delà
de ce processus. Il est important de comprendre comment chacun organise son
travail dans son environnement habituel, quelles plates-formes et éventuellement
quels PIM's sont utilisés, et le temps alloué à la réalisation
des tâches. Chaque collaborateur et service a ses propres méthodes
de travail et fonctionne différemment. Les solutions choisies doivent
convenir à ces habitudes et ne pas les changer.
Les solutions d'agendas de groupe doivent apporter aux organisations qui
les intègrent des moyens flexibles de s'affranchir des contraintes
géographiques et de plates-formes pour que les individus et leurs collaborateurs
puissent voir, gérer et coordonner leurs emplois du temps instantanément.
Par une interface intuitive, ces systèmes fournissent une fonctionnalité
finale qui correspond exactement aux méthodes de travail quotidiennes.
Cette adéquation permet aux utilisateurs non seulement d'utiliser tout
le potentiel de leurs applications collaboratives, mais aussi d'adopter les
meilleures attitudes et de les partager avec les autres services de l'organisation.
Communications asynchrones ou synchrones ?
Dans cette recherche d'adéquation, une organisation doit aussi prendre
en compte le mode d'accès aux applications d'agendas et de planification.
Les échanges de l'utilisateur sont-ils asynchrones ? S'appuient-ils
sur le courrier électronique, la messagerie vocale ou d'autres outils
qui nécessitent un laps de temps entre la rédaction et la réception
du message ? Doit-on considérer plutôt que ces échanges
sont synchrones, comme c'est le cas d'une conversation téléphonique,
ce qui assure un flux d'information bidirectionnel et instantané ?
Comme mentionné précédemment, grâce aux outils
de collaboration, les organisations peuvent supprimer les laps de temps perdu
liés à une communication asynchrone et communiquer en temps
réel, ce qui stimule fondamentalement la justesse et la valeur de toute
opération liée à la planification.
En fin de compte, fournir un système qui tient compte du comportement
humain - en offrant des moyens intuitifs à l'utilisateur de créer
et d'organiser des réunions - et arriver à faire correspondre
cela avec une connexion totalement synchrone permet aux organisations, abstraction
faite de leur type et de leur taille, d'améliorer le rythme et l'exactitude
avec lesquels leurs employés organisent les réunions. Par ailleurs,
ces moyens peuvent stimuler la productivité de leur personnel et finalement
élever le niveau en disposant de plus de temps. Ce temps sera réinvesti
dans des activités professionnelles génératrices de profit.
Mélange de postes clients utilisateurs plus ou moins
légers
Une étude a mis en relief qu'il existe plusieurs typologies d'utilisateurs
de l'agenda partagé.
Un tiers des utilisateurs sont des utilisateurs intensifs. Ce tiers se subdivise
lui-même en deux catégories dénommées respectivement
« proposeur » et « assistant(e)s administratif(ve)s ».
Le proposeur, à l'origine de la collaboration (proposition), est le
plus souvent un responsable, chef d'équipe/projet, dont la mission
est d'organiser les réunions pour le groupe dont il est responsable.
L'assistant(e) administratif(ve) gère l'emploi du temps d'un ou plusieurs
cadres supérieurs, la réservation des équipements partagés
et la coordination entre les agendas des membres d'un ou plusieurs groupes
de travail.
L'ensemble « proposeur » et « assistant(e)s administratif(ve)s
» gère la collaboration d'une organisation et naturellement,
on constate une inversion proportionnelle en termes d'utilisation des agendas
vis à vis des accepteurs. Cette autre catégorie regroupe les
2/3 des utilisateurs, considérés comme occasionnels. Leurs exigences
sont minimales et en général, les propositions de réunion
qui leurs sont faites sont acceptées, dans la mesure où ils
disposent de créneaux horaires libres.
| Utilisateurs |
Processus d'utilisation
de l'agenda partagé |
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Figure 1 - Répartition selon les types
d'utilisateurs et leur utilisation de l'agenda partagé
Un poste client léger construit en mode HTML peut tout à
fait convenir à ce profil d'utilisateurs.
Du fait de l'utilisation conjointe de poste clients légers et
natifs, il est crucial que l'outil de planification et de gestion des
agendas partagés soit un serveur en tant que tel, d'autant plus
que les utilisateurs accéderont aux services web via les portails
ou leur Intranet.
Ce serveur aura besoin de fournir des services tels que la visualisation
des plages libres et occupées sur l'agenda des utilisateurs, les
notifications et autres mémos, la protection des données
SSL, la résolution fuseau horaire et l'intégration des services
web.
Figure 2 - Opérations concentrées sur un serveur,
qui supportent les utilisateurs finaux sur des plates-formes et dans des fuseaux
horaires multiples, avec les mêmes données, en temps réel.
Caractéristiques du système
Enfin, le produit doit être facile à utiliser tout en apportant
une solution sécurisée et efficace pour améliorer la
productivité de l'entreprise.
Les outils qui ont été rejetés par le groupe d'utilisateurs
auxquels ils étaient destinés ont rencontré une résistance
de la part de l'organisation en raison d'interfaces trop complexes.
Le système doit donc s'intégrer aux organisations qui l'adoptent
quels que soit leur taille, les systèmes utilisés ou encore
le type de plate-forme choisie, l'objectif étant de fournir des résultats
fiables et immédiats.
Comme l'utilisateur enregistre une grande quantité d'informations,
le système peut être modifié en ajoutant ou supprimant
des serveurs, ce qui rend la solution vraiment adaptable aux besoins.
- Simplicité d'utilisation : Par sa conception intuitive,
la plupart des utilisateurs finaux
peuvent apprendre à utiliser le produit de manière autonome
en quelques minutes et peuvent s'en servir sans pratiquement aucune formation
ou assistance particulière. Ce temps d'adaptation résiduel
conduit à une efficacité organisationnelle instantanée
et un retour sur investissement rapide.
- Intégration : Le produit fonctionne grâce à
des plates-formes ; tous les utilisateurs
finaux voient instantanément la même information sans que le
type de système d'exploitation soit pris en compte.
- Temps réel : Les utilisateurs finaux peuvent visualiser
instantanément la disponibilité
des ressources de l'entreprise, y compris les salles de réunion,
les outils techniques nécessaires, comme un rétroprojecteur,
et les emplois du temps personnels. En quelques clics de souris, la réunion
est organisée et ajustée, si besoin est, en fonction des différents
fuseaux horaires dans lesquels les personnes qui assistent à la réunion
se situent.
- Sécurité d'investissement : L'encodage SLL préserve
les informations confidentielles de l'entreprise dans le firewall. De plus,
la conception du produit client / serveur protège des virus transmis
par courrier électronique pour que l'information concernant la planification
de la réunion soit préservée.
Ces caractéristiques protègent l'information clé d'une
organisation tout en la rendant accessible aux utilisateurs mandatés,
à travers des canaux multiples, y compris les applications du poste
de travail, les interfaces Web, les modèles de PDA et autres technologies.
Figure 3 - Une interface utilisateur attractive et intuitive permet
à l'utilisateur final d'adopter le calendrier en toute facilité
(et il en est d'autant plus reconnaissant).
Perspectives de l'agenda partagé
La technologie développée dans l'agenda partagé continuera
à évoluer tant que les développeurs de produits de gestion
proposeront de nouveaux outils.
Comme les améliorations apportées aux technologies de réseau
se poursuivent, ces développeurs de produits vont pouvoir soutenir
leurs objectifs de conception avec les dernières technologies pour
que l'utilisateur final puisse améliorer sa productivité, dans
un environnement professionnel dont les réunions sont le coeur.
Parmi ces prochaines initiatives, les fonctionnalités de l'agenda
de groupe et de l'agenda partagé évolueront dans un service
Web sécurisé, d'ores et déjà accessible à
tous, à partir de n'importe quel point Web. L'évolution de tels
services ainsi que le développement de portails d'informations sur
l'entreprise consisteront à utiliser des tâches collaboratives
de manière efficace dans un environnement professionnel. Ces caractéristiques
augmenteront le pouvoir de la gestion d'agenda, de l'organisation de réunions
elle-même à la simplification du processus de réunion,
tout en aidant les utilisateurs à générer et gérer
facilement les agendas, et autre action qui résulte de leurs réunions.
Conclusion
Depuis une vingtaine d'années, l'industrie informatique tente d'apporter
des solutions au défi permanent que représente l'organisation
des réunions. Les entreprises ont adopté des outils afin de
l'optimiser, incluant ceux qui optimisent la productivité personnelle
et les agendas partagés. Cependant, en raison de leur dépendance
au courrier électronique, ces systèmes ne sont pas parvenus
à apporter l'exactitude et l'environnement nécessaires pour
organiser les réunions de manière efficace.
Il aura fallu attendre la création de l'agenda partagé pour
que les entreprises puissent faire l'expérience de l'organisation de
réunion en temps réel.
Cette technologie a non seulement amélioré la rapidité
et la précision de la planification des réunions, mais également
créé un moyen d'interaction aujourd'hui indispensable. Les utilisateurs
finaux sont plus productifs et ont transformé la planification de groupe
en un facteur de gain de temps pour l'entreprise, par l'intégration
des meilleures pratiques pour la coordination humaine.
1. Robert Metcalfe est fondateur de 3Com Corporation et
concepteur du protocole Ethernet pour les réseaux informatiques.
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